Кадровое агентство среднего размера тратит на ATS-подписку от 15 000 до 80 000 рублей в месяц. Это аренда виртуального офиса, зарплата одного стажера или просто деньги, которые можно положить на депозит.

При этом вакансии закрываются. Рекрутеры работают. Клиенты получают людей. И все — на таблице.

Что Excel умеет лучше ATS

Первое — скорость. Открыл файл, добавил строчку: кандидат, статус, контакт, этап. Никаких логинов, никаких форм, никаких обязательных полей. Рекрутер, который проводит по 15 звонков в день, не хочет заполнять карточку кандидата из 47 полей. Он хочет записать: «Иван, позвонил, не взял трубку, перезвонить в четверг» — и двигаться дальше.

Второе — доступность. Google Sheets работает с телефона. Можно обновить статус кандидата сразу после звонка, не дожидаясь пока вернешься к ноутбуку. Итог: на работу с таблицей уходит 2-3 минуты в день. Специализированная ATS дает автоматизацию, но платить за нее 20-60 тысяч в месяц, когда у тебя 5-7 одновременных вакансий — это переплата. Если вакансий больше 15 и рекрутер работает не один, ATS уже окупается.

Вторая проблема — интеграции. Хорошая ATS умеет вытягивать резюме с HH и Superjob, парсить LinkedIn, отправлять приглашения. Google Sheets этого не умеет. Если основной канал поиска — LinkedIn, приглашения придется отправлять вручную.

Когда это реально работает

Рекрутер-одиночка, который работает с 3-5 клиентами и закрывает точечные вакансии. Наняли человека на должность — таблица обнулилась, работа пошла заново. Нет истории, нет аналитики, но задача решена.

Небольшое кадровое агентство, которое специализируется на массовом подборе — грузчики, курьеры, промоутеры. Таблица позволяет быстро загружать сотни кандидатов, помечать статусы, выгружать отчет клиенту.

Стартап, в котором HR-специалист совмещает подбор с десятью другими функциями. Ему не нужна система, ему нужна записная книжка, которая не потеряется.

Когда нужно переходить на ATS

Если количество вакансий стабильно больше 10 в месяц, а в команде подбора больше одного человека — таблица начинает ломаться. Два рекрутера одновременно редактируют один файл, версии путаются, кто-то случайно удалил строчку, данные потеряны.

Если нужно анализировать источники кандидатов — какая площадка приносит больше откликов, какой этап самый узкий в воронке, где кандидаты отваливаются. Google Sheets умеет считать, но не умеет визуализировать в реальном времени.

Если клиент требует SLA — время реакции на отклик, количество интервью, конверсия в оффер. Таблица считает только то, что в нее вобьешь. ATS считает все автоматически.

Вывод

Excel для рекрутинга — это не признак отсталости. Это осознанный выбор, когда система не нужна, а скорость и простота важнее функциональности. Но если бизнес растет, а вы все еще копируете строки из одного листа в другой — пора задуматься.